Escolher as datas e o local para o evento

 | Melhores práticas de interpretação

Não deve improvisar ou deixar para a última hora a organização das equipas de intérpretes do seu evento. Garantir que o acontecimento terá a melhor solução de interpretação de conferência requer antecipar e planear com rigor, começando com a seleção das datas da conferência e a escolha do local.

Para aproveitar os intérpretes locais e otimizar o orçamento, evite certas datas

Os grandes eventos mundiais como o G20 ou as cimeiras sobre o clima mobilizam um grande número de intérpretes. A Conferência Internacional do Trabalho (CIT) por exemplo, organizada anualmente pela OIT em Genebra, na Suíça, durante as duas primeiras semanas de Junho mobiliza cerca de 300 intérpretes, incluindo muitos locais. Os intérpretes de árabe, russo e chinês estão raramente disponíveis nesta altura do ano.

Da mesma forma, torna-se quase impossível montar uma equipa de intérpretes durante as sessões do Parlamento Europeu em Estrasburgo, que duram três ou quatro dias por mês ao longo do ano e mobilizam cerca de 700 intérpretes. O Parlamento Europeu usa até 23 línguas durante os debates pelo que sobra poucos intérpretes para outros eventos no sector público ou privado,  em polaco, letão ou maltês, por exemplo. Acontece o mesmo com os Jogos Olímpicos onde cerca de 100 intérpretes são chamados a cobrir vários eventos, desde as conferências de imprensa de finalistas às reuniões do Comité Olímpico Internacional. Caso queira organizar uma grande conferência, não se esqueça de verificar se coincide com algum destes eventos. Não existe uma lista completa das grandes conferências internacionais e assembleias previstas, pelo que não hesite em dirigir-se a nós. Enquanto consultores profissionais de conferência, temos conhecimento das conferências organizadas localmente assim como dos grandes eventos desportivos e das reuniões políticas de alto nível.

Planifique com antecedência para beneficiar de uma melhor seleção de intérpretes

Se não tiver margem de manobra na escolha das datas, faça o recrutamento com muita antecedência.

Quanto mais cedo começar, maior será o leque de intérpretes disponíveis. No post relativo ao congresso da União Internacional dos Arquitetos (UIA) organizado em Istambul,  Danielle Grée, membro da Calliope, recorda que em todos os países há idiomas difíceis de encontrar. Desta forma, se organizar em França, por exemplo, e precisar de intérpretes de japonês e coreano, fique sabendo que são poucos e que são reservados com muito antecedência. Os intérpretes freelance são por vezes recrutados com uma antecedência de 14 meses quando se trata de grande eventos. Se deixar para a última hora, pode não haver intérpretes disponíveis com a experiência ou a combinação linguística requeridas. Por isso, planeie com tempo.

Proximidade geográfica dos intérpretes profissionais

O local é outro assunto importante a ter em conta quando se pretende ter uma equipa de intérpretes de conferências. Cidades como Paris, Bruxelas e Genebra têm centenas de intérpretes profissionais locais. Na Tanzânia ou na Nova Zelândia, serão poucos e os intérpretes deverão ser “importados”. Terá assim de prever um orçamento para a deslocação e estadia dos intérpretes, o qual pode vir rapidamente a ser avultado se organizado à ultima da hora.

Na Calliope, recrutamos sempre intérpretes locais em primeiro lugar, desde que tenham a devida combinação e experiência. Apenas alargamos a busca para mercados vizinhos quando necessário, e sempre de forma a conter ao máximo as despesas de viajem e estadia.

Conte connosco para organizar e gerir os serviços de interpretação do seu evento. Se pretender apenas uma orientação para a escolha das melhores datas e do local de conferência, mande-nos uma mensagem e entraremos em contacto.

Este artigo constitui a fase dois da nossa série intitulada 7 etapas para chegar à melhor solução de interpretação para o seu evento.

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